Myslíme to vážně
  • aplikace
  • Služby
  • Reference

Případová studie

Elektronická podatelna s napojením na ISDS a DMS

Penzijní fond České spořitelny, a.s. spravuje penzijní připojištění přes 900 tis. klientů a je druhým největším penzijním fondem na trhu v České republice.

Problém

Správa tak rozsáhlého portfolia klade nemalé nároky na komunikaci, jež probíhá částečně v elektronické podobě. Nejrozšířenější forma elektronické komunikace je elektronická pošta a komunikace prostřednictvím datových zpráv (DZ) informačního systému datových schránek (ISDS).

Podle charakteru požadavků, které chce odesilatel řešit, existuje v Penzijním fondu České spořitelny hned několik cílových emailových schránek. Také datovými zprávami se zabývá více pracovníků podle toho, co zpráva obsahuje. Doposud neexistovalo centralizované pracoviště, kde by byly požadavky řazeny ke zpracování tématicky a emailové zprávy odeslané na některé cílové adresy nebyly nijak ukládány. Tento stav umožňoval subjektivní posouzení obsluhou. Ani návaznost takto přijatých zprávy na klientské složky vedené v document management systému (DMS) nebyla nijak vyřešena.

Řešení

K výraznému zlepšení došlo nasazením centralizované elektronické podatelny (e-podatelny) s intuitivním webovým rozhraním. Všechny přijaté emailové zprávy na všechny cílové adresy jsou centrálně přijaty a evidovány. Je možné je dále distribuovat ke zpracování a podle potřeby také připojit přímo do elektronické složky příslušného klienta v DMS.

Také datové zprávy už není třeba obsluhovat z webového rozhraní ISDS ručně. Všechny jsou automaticky přijaty do e-podatelny a dále distribuovány ke zpracování včetně možnosti uložení do složky klienta v DMS. To umožnilo bez problémů zpracovat i až o 50% narůstající objem datových zpráv.

„Především máme přehled o absolutně všech podáních a zprávách, které do Penzijního fondu České spořitelny míří“, zdůraznil Ing. Martin Kopejtko, člen představenstva. „A jsme schopni veškerá elektronická podání systematicky a jednoduše archivovat,“ dodal. Oproti dřívějšímu zpracování, kdy bylo těžiště v klientských podáních, je dnes možné evidovat všechna podání, například obecné dotazy klientů.

Technologie

Základem použitých technologií je elektronická podatelna Podatela.info, která je rozšířena o integrační modul umožňující uvolnění resp. přenos dokumentů a jejich atributů do DMS.

zpět